Los Archivos Históricos Provinciales de Castilla-La Mancha

Los archivos constituyen la base fundamental en la custodia de la documentación pública. El Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha garantiza el acceso a los documentos y su información, así como a la protección del Patrimonio Documental.

Los Archivos Históricos Provinciales de Castilla-La Mancha son parte fundamental del sistema en su ámbito de actuación, la provincia; recogen, conservan, organizan, describen y difunden diferentes conjuntos de documentos procedentes de organismos e instituciones públicas o privadas provinciales y son los lugares donde se conservan estos fondos documentales con las finalidades esenciales de apoyo a la gestión administrativa, a la información, a la investigación y a la cultura. 

ORIGEN Y EVOLUCIÓN

El decreto de 12 de noviembre de 1931 creó los Archivos Históricos Provinciales, radicados en las capitales de provincia. En un primer momento su misión fue recoger y preservar los fondos documentales notariales de más de cien años de antigüedad de cada provincia, aumentando posteriormente sus competencias en cuanto a recogida de documentación de la Administración Pública.

Existen cinco Archivos Históricos Provinciales en Castilla la Mancha: Albacete, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara y Toledo creados entre 1931 y 1969, por la Administración del Estado.

Estos Archivos han experimentado una notable evolución, desde su ubicación en las Casas de Cultura hasta el momento actual en el que están instalados en edificios independientes, bien construidos de nueva planta (Ciudad Real o Guadalajara), bien en inmuebles preexistentes, rehabilitados y adaptados para archivos (Toledo, Cuenca y, en parte, Albacete). Son modernos, funcionales y están construidos o acondicionados siguiendo innovadoras técnicas para la conservación y servicio de los archivos.

A lo largo del tiempo, los Archivos Históricos Provinciales han visto incrementadas sus funciones en la salvaguarda de la documentación pública. Esto ha ocurrido en función de la normativa estatal y, más tarde, autonómica, además de por un interés creciente por la conservación del patrimonio.

Desde su creación en 1931, una serie de disposiciones legales les han proporcionado una naturaleza propia y peculiar dentro del Sistema Archivístico Español. Primero, como archivos que conservan documentación histórica  y, posteriormente, como archivos intermedios de los documentos producidos por los servicios periféricos de la Administración Central del Estado, y como archivo histórico definitivo de esta documentación.

El Estado de las Autonomías supuso un eslabón más en la evolución y configuración de los Archivos, dotándolos de una doble naturaleza: como archivos de la Administración Central Delegada y, a su vez, de la Autonómica.

Son Centros de titularidad estatal pero la gestión está transferida a la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, dependiendo orgánicamente de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, que tiene encomendadas, la gestión de los Archivos Históricos Provinciales ubicados en Castilla-La Mancha y de su personal, así como la propuesta y gestión de los programas de protección, conservación, restauración, promoción y difusión del Patrimonio Cultural de Castilla la Mancha.

Sin perjuicio de la legislación estatal que les afecta, estos Archivos  han entrado a formar parte del Sistema de Archivos Autonómico, según Ley 19/2002, de 24 de octubre de 2002, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, y se integran en el Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha, en lo relativo a la documentación depositada por la Junta de Comunidades, cumpliendo las funciones de archivo histórico en la Administración Periférica de dicho Subsistema.

FUNCIONES Y OBJETIVOS

Los fines de estos Centros derivan de los preceptos normativos básicos que establece la Constitución Española de 1978. Son un elemento de apoyo al principio constitucional de la eficacia de las Administraciones Públicas. Las funciones básicas de estos centros son: la recepción de la documentación de organismos o empresas públicas y, en su caso, de entidades privadas de ámbito provincial, su instalación, organización, descripción, conservación y la difusión de estos fondos documentales. También realizan las propuestas de valoración documental y de acceso a la información. La finalidad principal no sólo es la conservación de esta documentación, sino también difundir y facilitar su consulta de manera pertinente y eficaz a la Administración para apoyar la gestión administrativa y mejorar la eficacia y eficiencia en su actuación. 

Los Archivos Históricos Provinciales actúan también como garantes del derecho de acceso a la información, salvo los casos en que legalmente esté limitado, para que los ciudadanos puedan reivindicar y ejercer sus derechos legítimos, y contribuyen a facilitar la promoción de la cultura mediante su uso para la  investigación, estudio y divulgación del patrimonio documental español, y castellano-manchego. 

BIBLIOTECA 

Los cinco Archivos Históricos Provinciales de Castilla-La Mancha tienen una Biblioteca especializada en Archivística y ciencias auxiliares de la misma: Diplomática, Paleografía, Historia de las Instituciones, Derecho Administrativo, Genealogía, Heráldica, Biblioteconomía y Documentación;  así como en Historia, Historia del Arte, Historia local etc. Cuentan con importantes fondos bibliográficos que incluyen monografías, publicaciones periódicas, y obras de referencia y consulta.

Los usuarios tienen a su disposición el catálogo automatizado y disponible a través de la red de Bibliotecas Públicas de Castilla-La Mancha.

SERVICIOS

El acceso a los archivos y a la información contenida en los documentos que custodian es libre y gratuito para todos los ciudadanos, salvo en los casos legalmente establecidos (Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla La Mancha, Ley 39/2015 de PAC y Ley 16/85 de PHE). Estas garantías están reflejadas en la Carta de Derechos del Ciudadano de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. Para cualquier consulta, únicamente deben dirigirse a cada uno de los Archivos, directamente o a través de los medios disponibles: teléfono, fax, correo postal y correo electrónico.

Los usuarios de los Archivos son la Administración y los ciudadanos que acuden en defensa de sus intereses legítimos o con fines culturales o científicos.
Los servicios que actualmente ofrecen los Archivos Históricos Provinciales de Castilla-La Mancha son:

• Servicio de información

Información general sobre el acceso, consulta y servicios que ofrece el Archivo Histórico Provincial tanto de forma presencial como a través de los diferentes medios: correo postal, teléfono o vía telemática.

Asesoramiento a los ciudadanos y ciudadanas en la búsqueda de la información necesaria para resolver su consulta.

• Servicio documental

Consulta documental y bibliográfica.

Préstamo de documentos a la Administración productora e instituciones legalmente habilitadas, de acuerdo con la normativa vigente.

• Servicio administrativo

Obtención de copias y certificaciones de cualquier documento de libre acceso, cuando el estado de conservación lo permita y mediante pago de la correspondiente tasa o precio público.

Emisión de informes a petición de la Administración pública.

• Servicio de difusión cultural y educativa

Actividades de difusión cultural relacionadas con la información y la documentación contenidas en el Archivo.